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Text File  |  1993-04-17  |  21KB  |  471 lines

  1.           CHAPTER 11     LISTS OF SIMILAR PERSONS, FAMILIES AND NOTES
  2.  
  3.                                       OR
  4.  
  5.           SEARCHING YOUR FOLDER FOR SPECIFIC INFORMATION
  6.  
  7.  
  8. PART B:  A GLOSSARY OF GIM LISTS COMMANDS WITH EXAMPLES...
  9.  
  10.           In the previous section, you saw four GIM LISTS commands,
  11.           namely MAKE, FROM, WHERE, and GO.  You also saw the ORDER
  12.           command briefly.
  13.  
  14.           Actually, GIM LISTS offers 24 different commands.  In
  15.           alphabetical order, they are:
  16.  
  17.           APPROX    CASESENS  CLEAR     COMMANDS  DISPLAY   EXACT
  18.           EXIT      FILE      FROM      GO        HELP      INTRO
  19.           KILL      LISTS     MAKE      ORDER     PLACES    PRINT
  20.           PRLIST    PROMPT    QUIT      SCRIPT    SHOW      WHERE
  21.  
  22.           Each of these commands will be discussed in some detail in
  23.           this section.  A summary of the information presented here is
  24.           also available from within GIM LISTS by using the HELP
  25.           command.  For example, type HELP MAKE at the GIM LISTS prompt.
  26.  
  27.      The APPROX Command...
  28.  
  29.           The APPROX command means exactly the same thing as the
  30.           CASESENS OFF command.  See the CASESENS section below for
  31.           more details.
  32.  
  33.      The CASESENS Command...
  34.  
  35.           CASESENS is an abbreviation for "case sensitivity".  Case
  36.           sensitivity is a term that refers to whether or not GIM LISTS
  37.           pays attention to whether a character string is in upper or
  38.           lower case.
  39.  
  40.           In other words, if case sensitivity is OFF, GIM LISTS will
  41.           treat "Vermont", "vermont", and "VERMONT" as the same place
  42.           name.  Any search for "Vermont" will also find references to
  43.           "vermont", "VERMONT", and for that matter, "VeRmOnT".
  44.  
  45.           On the other hand, if case sensitivity is ON, GIM LISTS will
  46.           pay attention to differences in upper and lower case.  If you
  47.           search for persons born in "Vermont", GIM LISTS will not find
  48.           persons born in "vermont".
  49.  
  50.           You must decide which of these searching methods is best for
  51.           you.  If you prefer case sensitive searches, type CASESENS ON
  52.           (or else EXACT, which is the same thing).  Otherwise, type
  53.           CASESENS OFF (or else APPROX, which is the same thing).
  54.  
  55.           If you type CASESENS all by itself, GIM LISTS will tell you
  56.           whether case sensitivity is on or off.
  57.  
  58.           GIM LISTS remembers from one session to the next whether you
  59.           have turned case sensitivity on or off.  Therefore, you'll
  60.           only need to set it once, and then only thereafter when you
  61.           change your mind.
  62.  
  63.      The CLEAR Command...
  64.  
  65.           Until you type GO, GIM LISTS remembers what you typed into
  66.           the MAKE, FROM, WHERE, and ORDER commands.  You may decide
  67.           that you don't like what you typed, and you may want to start
  68.           over.  The CLEAR command does this for you; after typing
  69.           CLEAR at the GIM LISTS prompt, anything you have typed into
  70.           these four commands is wiped out.
  71.  
  72.           To see what you have typed into the MAKE, FROM, WHERE, and
  73.           ORDER commands, use the SHOW command.  (See below.)
  74.  
  75.      The COMMANDS Command...
  76.  
  77.           This command tells you what commands GIM LISTS will accept
  78.           (APPROX, CASESENS, CLEAR, and so on).  It can be useful to
  79.           jog your memory, but otherwise, it's pretty boring.
  80.  
  81.      The DISPLAY, FILE, PRLIST, and PRINT Commands...
  82.  
  83.           These commands are all related, and are all used to display
  84.           existing lists.
  85.  
  86.           First, a quick summary:
  87.  
  88.           DISPLAY -- display the PRLIST list on the screen
  89.           FILE    -- send the PRLIST list to a named file
  90.           PRINT   -- print the PRLIST list on the printer
  91.           PRLIST  -- tell GIM LISTS which list to display
  92.  
  93.           Now, a little more detail:
  94.  
  95.           Let's say you want to display a list.  If you were just to
  96.           type the DISPLAY command, GIM LISTS wouldn't know what you
  97.           wanted to display -- All Persons?  All Families?  All Notes?
  98.           Something else? -- and would complain.  To keep it from
  99.           complaining, you first have to tell it what list you want to
  100.           display, by typing the PRLIST command.
  101.  
  102.           For example, let's say you have a number of lists to choose
  103.           from, and you want to display the one called "Octogenarians".
  104.           At the GIM LISTS prompt, type "PRLIST Octogenarians" and
  105.           press the enter key.
  106.  
  107.           GIM LISTS now knows what you want to display, so you can type
  108.           DISPLAY at the GIM LISTS prompt and press the enter key.  If
  109.           the Octogenarians list is a list of persons, you'll see a
  110.           list of persons' names displayed to the screen.
  111.  
  112.           (Note that it's not necessary to type PRLIST in all cases.
  113.           In some situations, such as just after you've created a new
  114.           list, GIM LISTS assumes that the new list is the one you want
  115.           to DISPLAY, so the PRLIST command is only necessary if you
  116.           want to DISPLAY something besides the latest list.)
  117.  
  118.           You can display more about these people than just their
  119.           names, though.  You can use the DISPLAY command to include
  120.           their pin and gin numbers, birth dates, death places, burial
  121.           source notes, or whatever.  For details on this, see the
  122.           section below entitled "How to Get the Most Out of the
  123.           DISPLAY Command".
  124.  
  125.           You can also send lists to the printer or to a file.  To do
  126.           so, use FILE or PRINT commands instead of the PRINT command.
  127.           If you type FILE OCTO.LST, GIM LISTS will send the list to a
  128.           file on your disk with the name OCTO.LST.  If you type PRINT,
  129.           GIM LISTS will send the list to the print device -- usually
  130.           LPT1 -- that you selected in the Setup Area.
  131.  
  132.      The EXACT Command...
  133.  
  134.           The EXACT command means exactly the same thing as the
  135.           CASESENS ON command.  See the CASESENS section above for
  136.           more details.
  137.  
  138.      The EXIT Command...
  139.  
  140.           This command is identical to the QUIT command, and causes GIM
  141.           LISTS to terminate and return to the Multi Area.  This same
  142.           thing will happen if you press the F10 Key or the Escape Key
  143.           at any time.
  144.  
  145.           Note that when you leave GIM LISTS, any lists that you create
  146.           are remembered by GIM LISTS until you come back.
  147.  
  148.      The FILE Command...
  149.  
  150.           See the description of the DISPLAY command above for more
  151.           information on this command.
  152.  
  153.      The FROM Command...
  154.  
  155.           For details on the FROM Command, see the previous section,
  156.           entitled "An Introduction with Basic Examples".
  157.  
  158.           Note that what you type in after the word FROM must be the
  159.           name of an existing list, or else GIM LISTS will complain
  160.           when you type GO.
  161.  
  162.           Note also that it doesn't matter whether you type the name of
  163.           the list in upper, lower, or mixed case; if you type "FROM
  164.           all persons", GIM LISTS will know what you mean, even though
  165.           the list is actually called "All Persons".
  166.  
  167.      The GO Command...
  168.  
  169.           For details on the GO Command, see the previous section,
  170.           entitled "An Introduction with Basic Examples".
  171.  
  172.      The HELP Command...
  173.  
  174.           The HELP command is used to, well, get help.
  175.  
  176.           You can get some help on any of the GIM LISTS commands by
  177.           typing HELP <command> and pressing the return key, like this:
  178.  
  179.           HELP COMMANDS
  180.           HELP WHERE
  181.           HELP PROMPT
  182.  
  183.           You can get help with several other aspects of GIM LISTS by
  184.           typing any of these:
  185.  
  186.           HELP OVERVIEW
  187.           HELP KEYWORDS
  188.           HELP EXAMPLES
  189.  
  190.           And of course, pressing the F9 key will get help at any time.
  191.  
  192.           Some of these HELP commands, and pressing the F9 key, will
  193.           bring up the GIM Help windows.  For details about getting
  194.           around in these windows, see chapter 5, entitled "Getting
  195.           Help".
  196.  
  197.      The INTRO Command...
  198.  
  199.           This command repeats the introduction that you see when you
  200.           first enter GIM LISTS.  This is in case you want to read it
  201.           again after it has scrolled off the top of the screen.  Like
  202.           the COMMANDS command, it can be useful to jog your memory,
  203.           but otherwise, it's pretty boring.
  204.  
  205.      The KILL Command...
  206.  
  207.           After you've made a number of lists, you'll find that you
  208.           don't need or want some of them anymore.  When this happens,
  209.           it's helpful to tell GIM LISTS to get rid of the ones you
  210.           don't want.  This frees up computer resources for other
  211.           purposes, and also keeps the LISTS command (see below) from
  212.           getting unwieldy.
  213.  
  214.           You do this with the KILL command.  Type "KILL <list name>"
  215.           at the GIM LISTS prompt and press the enter key.  Of course,
  216.           <list name> must be an existing list, or GIM LISTS will
  217.           complain.
  218.  
  219.           Note that you can type "KILL ALL" instead of KILLing each
  220.           list individually by hand.  KILL ALL will remove all the
  221.           lists (except All Persons, All Families, and All Notes),
  222.           which can be a handy shortcut.  Naturally, this means that
  223.           you can't name a list "ALL", or the KILL command will get
  224.           confused.
  225.  
  226.      The LISTS Command...
  227.  
  228.           After you've made a number of lists with GIM LISTS, it's easy
  229.           to forget what you named them, which ones haven't been
  230.           KILLed, and which ones are still available.
  231.  
  232.           To see what lists you have available, use the LISTS command.
  233.           When you type LISTS at the GIM LISTS prompt, you'll see a
  234.           table that looks more or less like this:
  235.  
  236.           P   361  All Persons
  237.           F    97  All Families
  238.           N   964  All Notes
  239.           P    15  Double Spouses
  240.           P   204  Females
  241.           N    12  Other Parents
  242.  
  243.           The P, F, or N in the first column means that the named list
  244.           is either a list of persons, families, or notes.  (You may
  245.           also see an X in this column, meaning that it is a list of
  246.           places.  See the section entitled "Six Different Lists of
  247.           Place Names" for details.)
  248.  
  249.           The number in the second column is the number of members of
  250.           that list.  For example, the list called "Double Spouses"
  251.           contains 15 persons, and the list called "Other Parents"
  252.           contains 12 notes.  (For technical reasons, the size of the
  253.           list of All Notes is wildly inaccurate.)
  254.  
  255.      The MAKE Command...
  256.  
  257.           MAKE, followed by a new list name, specifies the name of a
  258.           list to be created.
  259.  
  260.           For details on the MAKE Command, see the previous section,
  261.           entitled "An Introduction with Basic Examples".
  262.  
  263.           Note that what you type in after the word MAKE must NOT be
  264.           the name of an existing list, or else GIM LISTS will complain
  265.           when you type GO.
  266.  
  267.           Note also that the combination of upper and lower case that
  268.           you type here will be what is used by the LISTS and DISPLAY
  269.           commands when this title is written, so choose your case with
  270.           care.
  271.  
  272.      The ORDER Command...
  273.  
  274.           To fully understand this command, you should have read the
  275.           previous section, entitled "An Introduction with Basic
  276.           Examples", and you should have experimented a little with
  277.           creating and displaying lists.
  278.  
  279.           Once you've done that, you'll notice that when you display
  280.           the contents/members of a list, they are displayed in no
  281.           particular order, unless you use the ORDER command.
  282.  
  283.           Without the ORDER command, you create a list like this:
  284.  
  285.           MAKE Direct Ancestors
  286.           FROM All Persons
  287.           WHERE gin NE 0
  288.           GO
  289.  
  290.           You can modify this sequence to include directions on how to
  291.           sort the list as it's created by adding the ORDER command,
  292.           like this:
  293.  
  294.           MAKE Direct Ancestors
  295.           FROM All Persons
  296.           WHERE gin NE 0
  297.           ORDER surname given birth date
  298.           GO
  299.  
  300.           This addition causes the list of direct ancestors to be
  301.           sorted alphabetically by surname.  If two people have the
  302.           same surname, then they are sorted by given name.  If two
  303.           people have the same surname AND given name, they are sorted
  304.           by birthdate.
  305.  
  306.           When the ORDER command is used, you will notice that the
  307.           DISPLAY command displays people in the order you specify.
  308.  
  309.           A complete list of the keywords ("surname", "given", etc.)
  310.           that are recognized by the ORDER command is given in the
  311.           section below entitled "Keywords Used in ORDER Commands".
  312.           See that section for more details on the use of the ORDER
  313.           command.
  314.  
  315.           Note that use of the ORDER command can slow down the
  316.           operation of the GO command.  We've used the fastest sorting
  317.           algorithm we know of, but nevertheless, if you try to use
  318.           ORDER to sort long lists, you may find yourself waiting a
  319.           while.  Experiment with ORDER, and see what you can get it to
  320.           do, but be warned that it slows things down a bit.
  321.  
  322.      The PLACES Command...
  323.  
  324.           The PLACES command is a very powerful, very handy addition to
  325.           the GIM LISTS function.  It collates all the place names in
  326.           your folder into six different lists, sorted and formatted in
  327.           six different styles.  This function can be very helpful in
  328.           locating place names that are misspelled or incomplete.
  329.  
  330.           For details on the PLACES command, see the section below,
  331.           entitled "Six Different Lists of Place Names".
  332.  
  333.      The PRINT Command...
  334.  
  335.           See the description of the DISPLAY command above for more
  336.           information on this command.
  337.  
  338.      The PRLIST Command...
  339.  
  340.           See the description of the DISPLAY command above for more
  341.           information on this command.
  342.  
  343.      The PROMPT Command...
  344.  
  345.           Ordinarily, GIM LISTS prompts you for commands by printing
  346.           the words "GIM Lists >".  However, if you would like to use
  347.           something else as your prompt, you can use this command.
  348.  
  349.           For example, at the GIM LISTS prompt, type:
  350.  
  351.           PROMPT Genealogy is fun!
  352.  
  353.           Then you'll see what the PROMPT command is all about.
  354.  
  355.      The QUIT Command...
  356.  
  357.           This command is identical to the EXIT command, and causes GIM
  358.           LISTS to terminate and return to the Multi Area.  This same
  359.           thing will happen if you press the F10 Key or the Escape Key
  360.           at any time.
  361.  
  362.           Note that when you leave GIM LISTS, any lists that you create
  363.           are remembered by GIM LISTS until you come back.
  364.  
  365.      The SCRIPT Command...
  366.  
  367.           GIM LISTS is a very powerful tool, but if you use it a lot,
  368.           you'll notice that it involves a lot of typing.  Some really
  369.           powerful WHERE commands can get very long, and it's easy to
  370.           miss a typographical error.  Some really useful WHERE
  371.           commands get used over and over, and it's wasteful to keep
  372.           retyping the same commands again and again.
  373.  
  374.           The SCRIPT command is an attempt to alleviate some of this
  375.           typing.  With the SCRIPT command, you can create a script
  376.           file with an ASCII text editor (NOT a word processor!), and
  377.           then simply type SCRIPT <file name> from the GIM LISTS
  378.           prompt.  GIM LISTS will read its commands from this file and
  379.           execute them exactly as if you had typed the same commands by
  380.           hand.
  381.  
  382.           A SCRIPT command example:  ERRORS.SCR...
  383.  
  384.                As an example of the SCRIPT command and of script files,
  385.                see the sample script file in Addendum L of this chapter.
  386.  
  387.                When you copy that addendum to a file and strip out the
  388.                introduction, call it ERRORS.SCR.  Then when you type
  389.                SCRIPT ERRORS.SCR at the GIM LISTS prompt, GIM LISTS
  390.                will execute the commands in ERRORS.SCR as if you had
  391.                typed them in by hand.
  392.  
  393.                The commands in ERRORS.SCR will create a number of lists
  394.                of problems or potential problems with the data in your
  395.                folder, such as persons who died before they were born,
  396.                or were christened before they were born, and so forth.
  397.  
  398.                To take advantage of the ERRORS.SCR script file, go to
  399.                the GIM LISTS prompt, type SCRIPT ERRORS.SCR, and wait a
  400.                while.  When things stop happening, and the script file
  401.                is finished, type LISTS at the GIM LISTS prompt to see
  402.                what lists have been created.
  403.  
  404.                Feel free to edit the ERRORS.SCR file with your own
  405.                editor to add or remove any items you do or don't need.
  406.  
  407.           Note that you can create as many of your own script files as
  408.           you want, and keep them for use whenever you repeat a GIM
  409.           LISTS search frequently.
  410.  
  411.      The SHOW Command...
  412.  
  413.           Until you type GO, GIM LISTS remembers what you typed into
  414.           the MAKE, FROM, WHERE, and ORDER commands.  You may want to
  415.           verify that you typed a certain command correctly, or you may
  416.           just want to see what GIM LISTS thinks you typed.
  417.  
  418.           To do so, use the SHOW command.  At the GIM LISTS prompt,
  419.           type SHOW and press the enter key.  Any MAKE, FROM, WHERE, or
  420.           ORDER commands that you have typed so far will be displayed,
  421.           with the notation that GIM LISTS is waiting for you to type
  422.           the GO command, so that it can begin processing.
  423.  
  424.           To erase what you have typed so far, use the CLEAR command.
  425.           (See above.)
  426.  
  427.           Note that GIM LISTS remembers what you typed until it makes a
  428.           non-empty list.  If you type GO, and GIM LISTS doesn't find
  429.           any members to put into your new list, it will retain the
  430.           values for MAKE, FROM, WHERE, and ORDER.  This has two
  431.           purposes:
  432.  
  433.                One purpose is that this way, you can review what you
  434.                typed in case you feel that what you typed should have
  435.                yielded a non-empty list.  Often, having a second look
  436.                with the SHOW command can shed helpful light on what
  437.                went wrong in situations like this one.
  438.  
  439.                Another purpose is that if the command you typed failed
  440.                to produce a non-empty list, you may want to revise the
  441.                WHERE command slightly -- e.g., change the search from
  442.                mothers under age 14 to mothers under age 17 -- without
  443.                having to retype the whole MAKE-FROM-WHERE-ORDER
  444.                sequence.
  445.  
  446.           GIM LISTS adds a handy feature for new users:  if you choose,
  447.           you can tell GIM LISTS to SHOW you your MAKE commands at each
  448.           prompt.  This provides a helpful way to verify that GIM LISTS
  449.           understood what you typed the way you wanted it to.  It also
  450.           helps to jog your memory.
  451.  
  452.           This feature is initially on by default; however, you'll find
  453.           that as you become more familiar with GIM LISTS, this feature
  454.           becomes less useful, and eventually, actually an annoyance.
  455.           You can turn this feature off by typing SHOW OFF, and you can
  456.           turn it back on by typing SHOW ON.
  457.  
  458.      The WHERE Command...
  459.  
  460.           For details on the WHERE Command, see the previous section,
  461.           entitled "An Introduction with Basic Examples".  Also, see
  462.           the next three sections, entitled "Operators Used in WHERE
  463.           Commands", "Operands Used in WHERE Commands", and "Conjunc-
  464.           tions Used in WHERE Commands".
  465.  
  466.           Note that the WHERE command can be as simple or as involved
  467.           as you want it to be.  When entering longer, more involved
  468.           WHERE commands, be very careful that you type what you mean
  469.           to type; this is an area where it's easy to make typing
  470.           mistakes.
  471.